Manual do Monde para Agências de Viagem

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Informações Rápidas e Suporte Oficial

Antes de começar, deixe esses contatos à mão. O suporte do Monde é gratuito e bastante ágil.

Documentação oficial: ajuda.monde.com.br — central de ajuda completa, com mais de 400 artigos organizados por área (Cadastros, Vendas, Integrações, Financeiro, etc.).
Suporte por WhatsApp/Telefone: (19) 3478-8880
Suporte por e-mail: suporte@monde.com.br
Primeiros passos: Acesso ao Sistema (instalação, login, requisitos) e Primeiros Passos.

Suporte e Treinamento Gratuitos: Você pode pedir ao suporte oficial qualquer auxílio sem custo adicional — desde tirar uma dúvida pontual até agendar um treinamento completo para você ou para a equipe. Aproveite. Veja os materiais já disponíveis em Treinamentos.

1. Usuários e Contas

Para convidarmos um novo usuário para usar a plataforma:

Vá em Funcionários -> Convidar novos usuários.
Coloque o nome, e-mail e qual o nível de acesso e permissão.
Nota: Dá para fazer de mais de um usuário ao mesmo tempo. Assim eles recebem um e-mail com o download do software, login, endereço da agência, etc. Isso cria o usuário do sistema configurado na aba “Pessoas”.
Usuário de pessoa já cadastrada: Pode também criar o usuário de uma pessoa física que já está cadastrada. Editando a Pessoa Física cadastrada, vá na aba Usuário e selecione a opção “Esta pessoa é usuário do sistema”, agora você poderá criar o usuário e a senha/nova senha.
Dica: Você pode configurar planos de comissão e meta indo em Funcionários -> Planos de comissão.

Para configurar corretamente as permissões de usuários:

Vá em Funcionários -> Permissões de acesso e pesquise. Você verá todas as permissões criadas.
Em Novo, você poderá criar uma nova permissão.
Clicando em Editar (ou clicando duas vezes em cima), você poderá configurar exatamente o que o usuário com esse cargo poderá ver/fazer. Inclusive, aparecerá a lista dos usuários que já estão nesse cargo na lateral.

Para configurar e cadastrar as contas e cartões da agência:

Vá em Cadastros -> Contas e cartões. É aqui que você configura qual é a conta bancária correta da agência.
Clique em Novo. Na descrição, podemos colocar o nome do banco. Terá opções de agência, conta e banco.
No campo “Banco”, você selecionará o seu banco que já está dentro da plataforma (caso não esteja, você pode criar o seu banco primeiro em Cadastros -> Banco).

Formas de Pagamento (Opcional):

Agora que já configuramos os usuários e o banco, também temos que configurar a forma de pagamento.
Vá em Cadastros -> Formas de pagamento -> Novo. Aqui podemos criar o Pix, por exemplo (o sistema já tem cartão, boleto, etc., pré-configurados).

Documentação oficial:

2. Cadastrar Integração

Antes de falarmos sobre o cadastro de fornecedor e cliente no dia a dia, é importante já resolvermos o cadastro das credenciais de integração das APIs dos fornecedores compatíveis com o Monde.

Vá em Cadastros -> Integrações -> Novo -> Selecionar o fornecedor e coloque as credenciais.
No campo “Pessoa que será vinculada como representante nos produtos importado:”, você selecionará a pessoa jurídica do fornecedor que já vem cadastrada no sistema.
- Exemplos: Se selecionarmos o Reserva Fácil, poderemos selecionar a pessoa jurídica “Rextur Advance” que já vem cadastrada. Para a BRT Consolidadora, você selecionará o “Grupo BRT”. Na BestBuy, você selecionará o “Best Buy Hotel (Operadora)”.
As credenciais exigidas (como Código da Agência, URL do webservice, usuário e senha) são informações que o fornecedor deverá te entregar para realizar este cadastro.
Importante: Este é um cadastro único e esta página não será mais visitada no futuro. Agora já preparamos o terreno para importar as vendas destes fornecedores lá na frente.

Documentação oficial:

Como habilitar a integração com fornecedores
Quais são os sistemas disponíveis para importação de vendas
Como alterar as credenciais das integrações
Coleção completa de Integrações (mais de 100 artigos por fornecedor)

3. Cadastro de Fornecedores e Clientes

Agora sim, podemos falar sobre como cadastrar pessoas jurídicas e pessoas físicas dentro do Monde de forma tranquila. Como já falamos, os fornecedores com integração no Monde já vêm cadastrados. Qualquer outro fornecedor deverá ser cadastrado manualmente como Pessoa Jurídica.

Cadastrando Fornecedores:

Vá em Pessoas -> Novo -> Pessoa Jurídica e preencha todo o formulário.
Em Dados Financeiros, você poderá configurar um cartão de crédito.
Na penúltima aba chamada Fornecedor, você terá opções importantes para quando se trata de uma Companhia Aérea: você precisa preencher o Código (IATA) e o Número (IATA Numérico).

Cadastrando Clientes:

Vá em Pessoas -> Novo -> Pessoa Física e preencha todo o formulário (para cliente corporativo, selecione Pessoa Jurídica).
No campo Observação, podemos colocar informações importantes de saúde e até preferências do cliente para CRM, como assento preferido, localização de quarto, etc.
Em Dados Financeiros, poderá configurar o cartão de crédito do cliente se achar necessário (a agência não tem obrigação de guardar esse dado crítico).

Obs: Você pode criar um usuário do sistema (seu funcionário) como pessoa física ou jurídica, e depois ir na aba “usuário” para configurar o login dele.

Documentação oficial:

4. Regra de Faturamento

Agora vamos configurar a regra de faturamento corretamente para fornecedores, clientes ou representantes.

Vá em Cadastros -> Regras de Faturamento -> Novo. Selecione se quer criar a regra para cliente, fornecedor ou representado.
Você pode pesquisar para ver quais regras já estão criadas pelo sistema e pode editar as que já vêm cadastradas. Abrindo uma delas, você poderá criar uma nova regra de faturamento ou editar a existente.
Poderá selecionar regras baseadas no tipo de produto, destino, fornecedor, etc.
A parte mais importante é a aba de fechamento:
- É necessário selecionar o Período (exemplo: Semanal IATA).
- Selecionar a opção Por data de: (exemplo: Venda).
- Selecionar o Vencimento (exemplo: 4 Dias úteis após fechamento).
Claro que essas informações você precisa colocar exatamente de acordo com a regra que o seu fornecedor te passou. Caso a opção no campo “Período” não tenha relação com o calendário que o fornecedor te enviou, você pode ir na opção Customizado e configurar um calendário manualmente de acordo.

Você pode criar uma regra de faturamento geral para todos os clientes, organizando corretamente o período de fechamento e vencimento. O mesmo pode ser feito de forma padronizada para os representantes.

Documentação oficial:

5. Vendas e Documentação

Agora que já configuramos tudo de importante dentro da plataforma, desde usuários, conta bancária, clientes, fornecedores e as regras de faturamento, poderemos de fato começar a criar e importar as vendas.

Vendas Manuais

Vá em Vendas -> Novo para criar uma venda manualmente.
Em Pagante, você selecionará o cliente cadastrado. Caso ele não exista ainda, poderá criá-lo indo nos três pontos (...) e clicando em nova pessoa física/jurídica (ou apenas escrevendo o nome onde o sistema busca a pessoa; se ela não existir, aparecerá a opção para cadastrar).
Em Produtos e “Novo:”, você terá todas as opções de produtos, como Diárias de Hospedagem e Passagem Aérea (você pode ver e editar essa lista de tipos de produtos indo em Cadastros -> Produtos).
Selecionando o produto, ele te mostrará um novo formulário relacionado a este item. Nele, você deverá preencher as informações corretas: fornecedores, representantes corretos, comissão, etc.

Pagamentos e Documentação

Agora você poderá configurar o método de pagamento.

Vá em Pagamentos -> Novo. Você terá opções de pagamento direto para Fornecedor ou para a agência.
Para a agência (Ex: PIX): Se for PIX na agência, você pode ir em Opção de pagamento para agência -> Outros -> No campo Inserir informações pré-cadastradas, selecione o PIX. Caso não tenha, poderá criar clicando nos três pontinhos -> Novo.
Cartão de Crédito: Ao selecionar cartão de crédito, você poderá utilizar um já cadastrado ou não. Se não, informe os dados do cartão (apenas os 4 últimos dígitos e a operadora) e selecione a quantidade de parcelas.
Cartão para fornecedores: Você poderá selecionar/criar um cartão também, ou apenas deixar em “não informado” e já configurar as parcelas diretamente.
Uma vez com os pagamentos configurados na venda, você terá botões operacionais para Liquidar e Excluir.
Documentação: Ainda nessa mesma aba, o botão Imprimir possui opções interessantes para gerar a documentação para entregar ao cliente, como Voucher, Recibo e Contratos.
- Prévia de documentações gerada (nesse caso foi selecionado mais de um - voucher e recibo):

Importar Vendas (Fornecedores Integrados)

Ao ir em Vendas -> Novo para criar uma venda, você poderá clicar no botão “Importar” (fica ao lado de “Novo:” na aba de Produtos).
Lá estarão todas as opções de integração que configuramos no passo 2. Selecionando o fornecedor, basta colocar a data do dia que você quer pegar as vendas e importar.
Aparecerá a lista de vendas do dia. Você terá que importar uma de cada vez.
Ao importar a venda, terá que selecionar qual a pessoa/cliente cadastrado relacionado nessa venda. Se o cliente não existe, você pode criá-lo ao escrever o nome e selecionar a opção de Cadastrar uma nova pessoa física/jurídica (ou ir nos três pontinhos do lado e selecionar a opção, que abrirá o formulário para cadastro).
Pode aparecer uma tela para cadastrar outros passageiros depois também, segue o mesmo padrão.
Após isso, ele mostrará o formulário do produto importado já preenchido com as informações da venda (como o da imagem de produto com a Air France preenchido da seção anterior).

Atenção: Caso algum campo importante, como fornecedor e representante, esteja vazio, isso significa que ele ainda não está cadastrado no seu Monde. Então você poderá cadastrar o fornecedor ali mesmo (exemplo: uma cia aérea estrangeira não pré-cadastrada, como a Lufthansa - cadastrar com código IATA na aba Fornecedor).

Com tudo certo, pode dar um OK. Se o pagamento foi efetuado diretamente com o fornecedor, o sistema importará o financeiro junto. Se o pagamento foi com a agência, você terá que colocar o recebimento manualmente e, claro, terá que liquidar manualmente também.
Uma vez que essas contas estão corretamente configuradas e com forma de pagamento, podemos olhar a aba Financeiro dentro da venda. É nela que poderemos ver como essa venda já se ligou automaticamente com o “Contas a pagar/a receber”, e é também nesta aba que podemos Gerar Pagamento Avulso ou Sinal.

⚠️ Anomalias na Importação: Se aparecer qualquer comportamento estranho na importação de venda de qualquer fornecedor (venda que não veio, valor divergente, campo vazio que não deveria estar, erro de credencial, etc.), o agente deve chamar o suporte do Monde imediatamente e pedir para que eles também abram um chamado junto ao fornecedor. Isso acelera muito a resolução, porque o problema costuma estar na ponta da API do fornecedor — e o Monde tem canal direto com eles. Veja Solução de Problemas — Importação e Lançamento de Vendas.

Documentação oficial:

6. Financeiro

Agora que configuramos a plataforma, cadastramos os clientes e fornecedores, criamos e importamos as vendas da agência, temos que ver a parte do financeiro.

As vendas que importamos já vão sempre para a aba de “Contas a Pagar/Receber” de forma automática. Porém, essa aba se torna muito importante para estarmos sempre lançando cada nova despesa da agência, para que possamos ter um controle financeiro real e fiel.

Vá em Contas a Pagar/Receber -> Novo -> Contas a Pagar (ou Contas a Receber).
Em Contas a Pagar, por exemplo, você selecionará (ou criará) a Pessoa (física ou jurídica), uma Descrição para ajudar a identificar, a Conta (bancária), o vencimento, o valor, e o dia da liquidação (quando já tiver sido pago).
Se for uma conta recorrente, você poderá marcar a opção Repetir.
Em Categoria, selecionaremos o tipo de conta relacionado à despesa.

Exemplo Prático - Criando a mensalidade do Monde:

Pessoa: Monde Sistemas (já existe)
Descrição: Mensalidade
Conta: Banco Cora (o banco que você cadastrou)
Valor: XXX,XX
Liquidação: XX/XX/XXXX
Repetir: V (marcado)
Categoria: Despesas Administrativas - Serviços de Locação (equipamentos, sistemas, …)
Dê OK.

Agora temos a mensalidade do sistema já configurada na plataforma. A ideia é sempre vir alimentando esta aba de acordo com todos os gastos fixos da agência (as relacionadas às vendas virão automaticamente).

Para Liquidar: Caso queira liquidar uma ou mais contas, poderá selecioná-las na tela e clicar no botão Liquidar. Ali, basta selecionar o banco, a data e a forma de pagamento. Caso queira liquidar uma conta na aba de edição/criação, basta colocar a data da liquidação e continuar esse mesmo procedimento com o banco.
Lembrando que existem mais áreas importantes do financeiro (como Demonstrativos, Fluxos, Extratos e Reembolsos) que podem ser acessados no menu superior Financeiro.

Documentação oficial:

7. Relatórios

O Monde te dá vários tipos de relatórios. Inclusive, na aba superior ‘Relatórios’ podemos ver várias opções, mas vamos nos debruçar em alguns relatórios que você monta no uso do dia a dia e que não estão necessariamente nessa aba exclusiva.

Relatórios nas abas de uso:

Ainda na aba de Contas a Pagar/Receber, podemos organizar o filtro superior para exibir o que precisamos (Tipo, Situação e Período desejado).
Na tabela que aparece abaixo, poderemos escolher quais colunas queremos exibir no relatório. Basta clicar no asterisco [*] que fica na primeira coluna; ele mostrará todas as opções de colunas para você marcar (mostrar) ou desmarcar (tirar).
Na parte de baixo da tabela, clicando com o botão direito do mouse, podemos selecionar opções importantes baseadas na coluna acima. Podemos mostrar uma contagem de elementos e até uma soma dos valores de cada item exibido naquela coluna.
Após configurar tudo na tela, basta clicar em Imprimir -> Dar um nome ao relatório. Isso gera aquela tabela que você personalizou como um documento real de relatório.
Relatório de Vendas: Este exato modus operandi pode ser utilizado na aba Vendas também. Em Vendas, podemos configurar os filtros e as colunas da tabela para termos um relatório gerencial muito interessante sobre as emissões. Podendo exibir todas as vendas de um mês e ativando colunas como RAV, Over (incentivo), Comissão, Taxas… E, por fim, gerar o relatório ao clicar em Imprimir.

Relatórios do Menu:

Agora que vimos o relatório construído de vendas e o de contas a pagar/receber, podemos ver um relatório específico sobre as vendas relacionadas às formas de pagamento.
Vá em Relatórios -> Venda Por Forma de Pagamento. Selecione o período e os filtros desejados. Você terá a lista na tela e poderá configurar a tabela. Clique em Imprimir para ter o relatório físico (também terá a opção de Exportar para planilha se desejar). Outra opção legal neste menu é o Vendas Por Produto.

Esses são os principais tipos de relatório no Monde. Eles só farão sentido e darão resultados precisos depois que o sistema estiver devidamente alimentado.

Dica: Caso queira ver relatórios sobre rankeamento de clientes, listas de passageiros ou trechos aéreos emitidos, basta ir no menu superior “Relatórios”.

Documentação oficial:

8. Tarefas

Agora que passamos por todas as partes importantes do operacional, vamos falar sobre uma funcionalidade de extrema importância: as tarefas. Você poderá usá-las como lembretes do que deve ser feito e até cadastrar tudo o que você vem fazendo para que aquela tarefa seja de fato concluída.

Vá em Tarefas -> Novo.
Você preencherá um formulário contendo o Título e a Descrição explicando a tarefa/lembrete (podendo ser um alerta de check-in ou check-out, por exemplo).
Pode selecionar sobre qual pessoa a tarefa se trata, qual o tipo de categoria (por exemplo, relacionado a um cliente) e qual o vencimento (por exemplo, agendar para 24h antes do horário de check-in).
Histórico da Tarefa: Se você fez algum passo dessa tarefa, mas ainda não a concluiu (ex: tentou ligar para o cliente mas ele não atendeu), você pode editar a tarefa criada e anotar o que você fez na aba “Histórico”. Depois que der OK, essa sua atividade vai ficar salva e cadastrada como um histórico dentro dessa tarefa.
Ao finalizar totalmente o trabalho daquele lembrete, basta editar e selecionar a opção Concluída.

As próprias abas das vendas e das pessoas também possuem uma aba de tarefas embutida lá dentro, caso você queira ir criando as tarefas referentes àquelas pessoas ou àquelas vendas específicas diretamente por lá.

Ao abrir o Monde, a primeira aba que você verá será a listagem geral das suas tarefas. Ela mudará a cor de fundo para vermelho caso o prazo de alguma fique atrasado. Caso esteja no dia de vencimento, ficará com a cor azul.

Documentação oficial:

Tarefas: entenda como funciona

Isso contempla tudo o que é importante e básico para começar a utilizar o Monde.

Para qualquer dúvida pontual, treinamento ou ajuste fino, lembre que o suporte do Monde é gratuito: WhatsApp (19) 3478-8880, e-mail suporte@monde.com.br ou a central completa em ajuda.monde.com.br.